Введение

Понятие «бережливое производство» за последнее десятилетие прочно вошло в практику многих отечественных организаций. «Бережливое производство как управленческая технология доказала свою эффективность во всех сферах бизнеса» [Фабрицио Т., Тэппинг Д., 2012].

В современной ситуации бережливые технологии получили распространения не только в производственных системах, но и в офисных. В офисе может быть использован идентичный алгоритм применения инструментов системы «бережливого производства» как и на производстве. Офисные процессы имеют свою специфику с момента адаптации до реализации бережливых технологий в организации.

Главным отличием офисных процессов и производственной является то, что в офисе как правило не происходит создание ценности для потребителя. Согласно принципам бережливых технологий процессы, не создающие ценности, являются потерями, необходимыми для устранения или сокращения.

«К непроизводительным потерям в офисной деятельности можно отнести: излишние перемещения, ожидание, лишняя обработка и транспортировка документов, избыточные запасы, переделка (из-за ошибок), перепроизводство (лишние копии, подписи)» [Тырнова, Е.А., 2015]. При этом специфическими основными потерями в офисе являются неполное использование возможностей трудовых ресурсов и творческого потенциала работников.

«Так как в офисе не часто осуществляется создание ценности для потребителя, тем не менее происходят работы, связанные с начальным этапом (оформление заказа на производство) и заключительным моментам (оформление документации на отгрузку готовой продукции) движение потока создания ценности. В связи с этим потери в офисе могут потенциально привести к негативным последствиям в виде увеличения сроков выполнения заказа, запоздания и ошибок в принятии управленческих решений, увеличения стоимости продукта, задержкам срока выведения на рынок новой продукции и в конечном итоге к банкротству компании» [Теппинг, Д., Данн, Э., 2012].

Эффективная организация процессов в офисе позволяет избежать негативных вариантов развития деятельности компании и созданию конкурентных преимуществ в виде улучшения качества и сокращения себестоимости продукции или услуги, ускорения производственного процесса и поставки продукта клиенту, появления новой продукции и сокращения срока их появления на рынке.

Менеджеры понимают, что необходимо сокращать расходы по всем направлениям деятельности организации. Как известно более половины издержек фирма несет в административных или офисных процессах, а не только в производственной деятельности. Бережливый офис необходимо налаживать в клиентских отделах, экономической и юридической службе, информационных отделах.

Руководители компаний осознают глубину проблемы офисных потерь, или небережливого офиса. Однако, несвоевременное налаживание применения бережливых технологий в офисном процессе чревато отставанием компании в глобальной конкурентоспособности. «Ведь на самом деле цена офисных потерь зачастую существенно выше, чем в производстве. Ошибка (брак), допущенная бухгалтером или конструктором, может оказаться намного дороже испорченной заготовки в производстве; час простоя офисного работника (ожидание информации, рассмотрения, подписания документа) существенно весомее, чем такой же простой в производстве из-за поломки станка или нехватки деталей на сборке» [Ткачев, И.С., Федоровская, В.В., 2018].

Концепция бережливого офиса предлагает отличные инструменты для устранения вариаций, которые приводят к потерям. Только системный процесс преобразования офисной деятельности в бережливую позволяет создать стратегическое преимущество компании.

Цель работы состоит в выявлении значения применения технологий бережливого производства в офисных процессах компаний, в том числе:

– в обосновании целесообразности перехода на концепцию бережливого офиса как стратегического направления развития компании. Независимо от сферы деятельности в организации существуют задачи и процессы, которые можно и нужно стандартизировать, упростить и сделать как можно более эффективными;

– в описании этапов процесса создания бережливого офиса;

– рассмотрение инструментов бережливого офиса, которые используются для того, чтобы:

– быстро и эффективно выявлять и устранять потери;

– усилить обмен информацией на всех уровнях организации;

– уменьшить затраты, повысить качество и безопасность при производстве товаров или оказании услуг;

– стимулировать совершенствование производства и дать работникам возможность реализовывать улучшения самостоятельно.

Материалами исследования послужили научные работы экономистов в области бережливых технологий, практические меры, приоритеты и принципы применения lean-технологий.

Достижение поставленной цели основывалось на принципах диалектической объективности, позитивного и нормативного подходов, индукции и дедукции. Применен системный подход к обобщению комплекса инструментария бережливых технологий в офисе, а также экспертный метод и логический анализ при обосновании необходимости применения lean-концепции в офисной деятельности.

Основная часть

«Ликвидация потерь в офисной деятельности должна начинаться не снизу вверх – от рабочих мест клерков к кабинетам топ-менеджеров, а наоборот: от потерь лидерства на высшем уровне – к потерям на рабочих местах рядовых исполнителей. Ведь как бы бережливо ни выполнялся операционный управленческий процесс, он может в целом стать потерей, если у компании нет стратегии и стратегических целей или если они не доведены до исполнителей, а те осуществляют свою деятельность так, как делали это их предшественники много лет подряд, не задумываясь о том, кому и для чего нужен этот процесс, как используется его результат и используется ли вообще» [Растимешин, В.Е., Куприянова, Т.М., 2012].

Создание бережливого офиса необходимо проводить по алгоритму сверху вниз, начиная с ликвидации потерь лидерства на высшем уровне с удаления потерь:

– концентрации (недоведение целей до исполнителей);

– структуры (структура подразделения не в полной мере поддерживает основные процессы);

– дисциплины (снижение уровня ответственности);

– чувства хозяина (нереализованность базовых потребностей в процессе работы – выживание, принадлежность, власть, свобода, удовольствие, чувство хозяина своей работы, своего рабочего места).

Важнейшим шагом внедрения бережливого офиса – это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Оптимально при применении бережливых технологий в офисе налаживание совместного с сотрудниками обсуждения проблемных зон организации и определение приоритетов.

После налаживания повсеместного использования методов и инструментов бережливого производства в офисных процессов необходимо непрерывное совершенствование.

Весь комплекс инструментов бережливого производства целесообразно разделить на две группы: применяемые для выявления потерь и необходимые при устранении потерь.

К основным инструментам бережливого офиса следует отнести:

- система 5S – эффективная организация рабочих мест, на которых соблюдется чистота и порядок, применяется сортировка однотипных ресурсов, применяются стандарты работа и внедряются постоянные совершенство­вания;

- стандартизация рабочего места – в бережливом офисе все элементы рабочего места, мебель, офисная техника, документация должны размещаться по установленным правилам для максимального удобства персонала;

- выравнивание рабочей нагрузки. В бережливом офисе необходимо обеспечить равномерность загрузки каждого из работников компании. Для этого целесообразно проводить анализ ежедневных объемов работ персонала с целью их перераспределения;

- карта потока создания ценности – графическое изображение операций в процессе выполнения офисных действий с целью создания ценности;

- расчет времени такта, то есть длительности действий сотрудников с целью создания готовой продукции или услуги в срок, устанавливаемый заказчиком;

- система документооборота – один из важнейших инструментов по стандартизации форм документов и этапов их составления и согласования;

- канбан – инструмент мониторинга необходимости в запасах и ресурсах по средством использования системы вспомогательных карточек;

- питч – оптимальное количество времени для продвижения определенного количества работы через поток создания ценности. Расчет питча заключается в определении времени такта и оптимального объема работ для передвижения потоку;

- короткие организационные совещания, которые необходимы для обозначения первоочередных задач и общих целей компании, планирования работ на день. Кроме практического значения по постановке задач носит и поддерживающее мотивирующее значе­ние, связанное с признанием достижений и результатов работы каждого.

Заключение

Можно констатировать, что в настоящее время наступила новая экономическая эпоха, которую некоторые ученые называют временем бережливого производства. Особенностями современной экономической формации являются: необходимость эффективной командной работы, интенсивность и открытость при обмене информацией, исключение потерь, обеспечение непрерывного совершенствования всех процессов.

Бережливое производство является комплексом взаимно дополняющих и поддерживающих друг друга способов достижения оптимально эффективного изготовления товаров, работ, услуг.

Подходы и методы бережливого производства могут слегка различаться в зависимости от того, кто и зачем их применяет, но в их основе лежит один и тот же базовый принцип – необходимость устранения в деятельности предприятия всех непроизводительных расходов и любых действий, не создающих ценность.

Базовыми инструментами для построения бережливого офиса служат: макрокартирование, помогающее опреде­лить ключевые бизнес-процессы и отказаться от деятельности, не добавляющей ценности; 5S – инструмент организации эффективного рабочего места, обучающий выявлению и решению проблем; визуализация, дающая представление о состоянии дел на предприятии (в офисе); картирование потока создания ценности, делающее деятельность более прозрачной и помогающее увидеть скрытые потери; и, конечно, кайдзэн как принцип, согласно которому работникам дается право, инструменты и методология выявления и устранения потерь, проведения постоянных улучшений своей деятельности.

Описанные инструменты позволяют бороться с потерями. В качестве заключения необходимо отметить, что инструментарий бережливого офиса будет полезен любой организации. Результаты применения lean в офисе заключаются в уменьшении затрат на бумажные процессы, росте объёмов работ, снижении числа ошибок и уменьшение необходимых рабочих площадей.

За счет налаживания работы бережливого офиса возможно сокращение числа не добавляющих ценность этапов на 50%, замена 15 бланков одним, снижение числа подписей и согласований на 25% и др.

Именно реализация бережливых технологий в офисе выступает ключом к успеху в реализации Lean-проектов во всей компании.